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Verwaltungsaufwand verringern – perfekt für Praxis 4.0

Verwaltungsaufwand

Ich frage mich immer öfter, warum in der Praxis die Anmeldung ANMELDUNG heißt: In über 90% der Praxen herrscht hier der größte Verwaltungsaufwand vor. Die tatsächliche Anmeldung des Patientenbesuches ist der geringste Bereich. Aber – warum ist das so?

Früher war alles viel anders – heute auch

Ich trage zusammen, welche Tätigkeiten mittlerweile an der Anmeldung ausgeübt werden:

  • Versichertenkarte einlesen
  • Auszufüllende Formulare ausgeben, die im Wartezimmer – bestenfalls – von Patienten ausgefüllt werden sollen
  • Patientenverteilung
  • Telefonannahme
  • Terminierung
  • Schreiben und Ausgabe von Rezepten, AUs, Überweisungen pp.
  • Leistungserfassung
  • Abrechnung
  • Dokumentation
  • Einscannen von Patientenunterlagen
  • Ausdruck von Unterlagen für Patienten
  • Beratung
  • Anträge schreiben
  • Recherchearbeit
  • Informationszentrale für alle
  • usw. usw. (je nach Fachrichtung weiter ausbaubar)

Im Zeitalter der Digitalisierung erwarte ich, dass das, was früher an Papier zu sehen war, heute nicht mehr zu sehen ist. Weit gefehlt.

Ebenso erwarte ich, dass heute Mitarbeiter:innen mehr MENSCHEN.ZEIT gewinnen, weil eben so viel zur Verfügung steht. Theoretisch.

In Relation brauchen wir in den Praxen gefühlt immer mehr Mitarbeiter, um alles irgendwie ausgleichen zu können.

Verwaltungsaufwand verringern – so geht es: Eine Neurologie im Saarland zieht es durch (Study Case)

IST-Zustand

Ein Blick hinter die Anmeldung mit 3 Arbeitsplätzen ergab bei einer kurzen Bestandsaufnahme schon folgende Situation – und meine spontane Frage: “Stehen im Amazonas noch Bäume?” Externe Patientenunterlagen, noch nicht eingescannte Anamnesebögen, Notizzettel in ganz klein bis ganz groß. Ausdrucke der Medizintechnikgeräte. Alle 3 Arbeitsplätze an der Anmeldungen sind mit jeweils einer Mitarbeiterin besetzt. Der 4. Arbeitsplatz dient als Viewer für externe Röntgen- und MRT Bilder. Rezepte, AUs und sonstige Formulare, die noch abgeholt werden sollten.

Die Mitarbeiter:innen kamen mit der Arbeit nicht mehr hinterher. Dazu Telefon, Faxe, Mails. Am Telefon Patienten mit Wünschen von Terminen über Rezepte bis hin zu Beratungen/Informationen. Gleichzeitig Anrufe nach draußen, um Termine für Patienten in Kollegenpraxen und Kliniken zu ergattern. Sie können sich vorstellen, was da noch so alles in der Neurologie anfällt.

Mir taten Praxisteam und Patienten leid.

Was ist vorhanden

Das betreuende Systemhaus.Saarland, welches ich durch diese Praxis – zum Glück – kennenlernen durfte, hat schon einiges vorbereitet zur Vereinfachung von Verwaltungsaufwand und EDV-Betreuung inkl. CyberSecurity. Und was soll ich sagen: Ich bin begeistert. Die Datenbanken liegen im Saarland in der Cloud des Unternehmens. Ergo: Es ist egal, welches Betriebssystem auf den Rechnern in der Praxis installiert ist.

VORTEIL: Die Praxis braucht sich nicht selbst (und ständig) um die Datensicherung zu kümmern. Das Internet ist abgesichert. Und vieles mehr. Dazu gibt es demnächst einen Gastartikel vom Systemhaus hier auf unserem Blog.

Die Rettung – Es lebe die Offenheit des Teams gegenüber Veränderung

Vorweg genommen: Wir werden diesen Verwaltungsaufwand um mindestens 60% verringern. Wie? Obacht.

Projektreihenfolge und die dazugehörigen Tools

1. Schritt

  • Aufnahme der gewünschten Prozesse
  • Aufnahme der Parameter, die für die Wirtschaftlichkeit relevant sind (V.a. wegen Wegfall der Neupatientenregelung)
  • Implementierung samedi inkl. Triage-System für die Online-Terminierung; Konfiguration angepasst an die gewünschten, teilweise durch unsere Empfehlungen optimierten Prozesse; automatisierter Recall bestimmter Patientengruppen für bestimmte Zeiten (uvm.)

2. Schritt

  • Einführung mediDOK eFORMS und mediDOK eFORMS @home; alle Formulare, die Patienten im Vorfeld zur Aufklärung ausfüllen müssen, werden mit Adobe vorbereitet und in mediDOK abgelegt, damit sie entweder über die Schnittstelle von Pat.Akte -> mediDOK eFORMS -> auf Tablets und/oder gleich nach Hause zum Patienten gesendet werden können. Zuhause kann der Patient über einen Link mit einer 2-Faktor-Identifizierung alle Formulare in Ruhe ausfüllen – auf PC, Notebook, Tablet, ja sogar Handy (wenn die Lesebrille gut ist). Wenn er fertig ist, sendet er die Formulare wieder an die Praxis. Wenn er zu seinem Termin kommt, schickt die Mitarbeiterin ihm diese wieder auf das Praxistablet – auf dem er dann gesetzeskonform nach eIDAS biometrisch unterschreiben kann.

    DER CLOU: Über eine OCR-Erkennung können Parameter aus den Bögen unter den zugeordneten Zeilentypen in die Karteikarte eingetragen werden: Also Anamnese unter A, Medikamente unter Med usw. Das lästige Übertragen der wichtigsten Informationen aus einem Anamnesebogen in die PatAkte entfällt!

3. Schritt

  • Aktivierung der CheckIN Funktion von samedi. Allen Saarländern schon aus dem Impfgeschehen bekannt. Patienten, deren Karte schon eingelesen ist, können sich während des Quartals selbst anmelden und gleich ins Wartezimmer spazieren. Im Wartezimmer werden sie dann über den großen Monitor aufgerufen, auf dem die eigens selbst erstellten Praxisinformationen laufen. Kein externes WartezimmerTV, das auch mit im Netzwerk hängt. Da hängt eh schon vieles mit drin.

Wir freuen uns wahnsinnig auf dieses Projekt zur Verringerung von Verwaltungsaufwand, Optimierung und Simplifizierung der Prozesse – und die dadurch wieder aufkeimende Motivation für die ursprüngliche, medizinische Praxisarbeit am und für Patient:innen.

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