Qualitätsmanagement-Praxisberatung
10 November 2014

Qualitätsmanagement: Ene mene mu – und QMB bist du!

Qualitätsmanagement: Ene mene mu – und QMB bist du!

FAKT ist … seit 2009 muss jede Arzt- und Zahnarztpraxis ein Qualitätsmanagement vorweisen, in Form eines QM-Handbuches wäre von Vorteil.
FAKT ist, dass es 2014 immer noch genügend Praxen gibt, die nichts haben.
FAKT ist, dass die meisten QM-Handbücher einer Ansammlung von Arbeitsanweisungen und Checklisten gleichen.
FAKT ist, dass die meisten QMB´s in einer Praxis noch nicht einmal zu einer kleinen Fortbildung waren.
FAKT ist, dass nur sehr wenige wissen, was QM eigentlich bedeutet.
FAKT ist, dass kaum einer genau weiß, wie ein QM Handbuch aufgebaut sein sollte, welche Themen darin enthalten sein sollen.
FAKT ist, dass nur wenige QMB wissen, was eigentlich ihre Aufgaben sind.
FAKT ist, dass viele Praxisinhaber leider auch nicht viel mehr wissen.

Eigentlich sollte jede(r) QMB eine Qualifikation vor seiner Tätigkeit als solche(r) erworben haben. Denn dann ist er/sie bestimmt auch in der Lage, die Anforderungen zu erfüllen. Aber die fachlichen Kompetenzen sind nicht alleine wichtig. Nein, auch soziale Kompetenzen sollten vorhanden sein. Nicht selten fungiert ein(e) QMB auch als Vermittler, Moderator, Mediator, und ist die Schnittstelle zwischen Mitarbeitern und Praxismanagement, meist eben PraxisinhaberIN.

Wie sieht es bei Ihnen in der Praxis aus? Bringt Ihre QMB folgende Qualifikationen mit?

  • Konformitätsbewertung im gesetzlich geregelten und im gesetzlich nicht geregelten Bereich
  • Qualität mit Recht, rechtliche Kenntnisse auch zur Haftungsvermeidung
  • Qualitätsmanagement und monetärer Nutzen – Qualitätskosten
  • Qualitätsorientierung
  • Umsetzung von QM-Projekten
  • Akzeptanz durch Führungs- und Sozialkompetenz

Hm … diese Aufzählung liest sich ja schon sehr umfangreich und anspruchsvoll. Hört sich fast so an, als müsse da ein Studium zugrunde liegen. So schlimm ist es nicht, aber immerhin … ist vielleicht nicht gerade eine Aufgabe für einen Azubi oder eine gerade erst ausgelernte Mitarbeiterin.

Wie würde Ihre Mitarbeiterin reagieren, wenn Sie wüsste, welchen Aufgabenbereich sie mit diesem Titel eigentlich inne hat? Und wie reagieren Sie als PraxisinhaberIN ob solcher Aufgabenstellung?

  • Mitwirkung und fachliche Anleitung bei der Planung und Umsetzung der unternehmensspezifischen Qualitätspolitik und Qualitätsziele.
  • Kommunikation der Qualitätsgrundsätze zur Förderung des Qualitätsbewusstseins in der Praxis.
  • Ständige Überprüfung und Bewertung der Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems.
  • Koordinierung, Beratung und Schulung der Führungskräfte und der Kolleginnen in allen Fragen des Qualitätsmanagements.
  • Koordination der Erarbeitung, Aktualisierung und Weiterentwicklung der QM-Vorgabedokumente: Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen und sonstige operative Dokumente.
  • Prüfung u. Freigabe von internen/externen qualitätsrelevanten Dokumenten.
  • Information der Führungskräfte über qualitätsbezogene Daten und Koordination von Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung.
  • Sicherstellung der QM-Nachweisdokumentation (Aufzeichnungen).
  • Mitwirkung an der Bewertung von Prüfergebnissen u. Kundenbefragungen.
  • Sicherstellung des fachlichen Austausches mit anderen Institutionen im Bereich Qualitätsmanagement.
  • Überwachung von system- und leitungsbezogenen Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen.
  • Unterstützung des Einkaufs bei der Qualifizierung und Überwachung von Lieferanten

Bei einer ISO-Zertifizierung der Praxis gehören diese beiden Aufgaben auch noch dazu:

  • Koordination des jährlichen Auditprogramms, incl. Auditorenauswahl.
  • Planung und Auswertung der internen Audits.

 

So, und jetzt frage ich in die Runde: wie viel Zeit benötigt ein(e) QMB für ihre Tätigkeit wohl im Praxisalltag für nur diese Aufgaben? Geht so etwas überhaupt neben den weiteren Tätigkeiten als MFA, ZFA, ZMA, ZMF, ZMP, ZMV  oder gar PraxisinhaberIN…..?

Qualitätsmanagement ist keine oktruierte Sache von oben. Qualitätsmanagement ist das Instrument zur Qualitätssicherung in der Praxis. Es lebt. Es muss leben. Die Praxis muss es leben.

Das Erstellen des Handbuches ist eine Sache. Die kann man aber auch vereinfachen – wenn man zum Beispiel den Unterschied zwischen Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen kennt. Oder die Praxisverwaltungssoftware mit einbezieht. Oder das Terminierungsprogramm. Oder die Röntgensoftware. Oder das Archivierungsprogramm. Oder nutzen Sie eine QM-Software. Es gibt einige auf dem Markt. Fallen Sie aber nicht auf vermeintliche Software rein, die nichts anderes als ein Word-Dokument mit vorgeschalteter HTML.Seite ist.
Das tägliche Leben, das immer wieder Hinterfragen von bereits festgeschriebenen Dingen, das ist die andere Seite. Und die ist sehr wichtig. Sonst treten Sie auf der Stelle. Unbewusst zuerst. Sie merken eine latente Unzufriedenheit. Wertvolle Energie geht flöten. Bei allen Teammitgliedern. Unzufriedenheit wächst. Die Abwärtsspirale beginnt.

Ich wünsche Ihnen den Elan das QM in Ihrer Praxis anzugehen. Sie schaffen es – mit Ihrer/Ihrem qualifizierten QMB und dem Rest des Teams!